【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案管理，提高档案利用效率，确保各类文件资料的安全、完整和有效使用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门在日常工作中形成的各类文件、资料及电子文档的收集、整理、归档、保管、调阅和销毁等管理工作。
一、文件档案管理原则
1. 统一管理：所有文件档案由综合办公室统一归口管理，确保管理规范、流程清晰。
2. 分类归档：根据文件性质、用途、密级等进行分类，便于查找与使用。
3. 安全保密：涉及公司机密或敏感信息的文件必须严格保密，防止泄露。
4. 及时更新：文件内容如有变动，应及时更新并重新归档。
5. 定期清理：对无保存价值的文件应按规定程序进行销毁，避免占用存储空间。
二、文件档案管理职责分工
| 职责部门 | 主要职责 |
| 综合办公室 | 负责文件档案的统一管理、归档、借阅、销毁等日常工作 |
| 各业务部门 | 负责本部门文件资料的收集、整理、初审，并按时移交归档 |
| 档案管理员 | 负责档案的接收、登记、分类、编号、存放及维护工作 |
| 保密委员会 | 对涉及保密的文件进行审核与监督 |
三、文件档案的归档范围
| 文件类型 | 归档内容举例 |
| 行政类 | 公文、通知、会议纪要、规章制度、工作总结等 |
| 业务类 | 合同、协议、项目资料、技术方案、审批单等 |
| 人事类 | 员工档案、招聘资料、培训记录、考核材料等 |
| 财务类 | 预算报表、财务凭证、审计报告、发票等 |
| 电子类 | 电子文档、数据库备份、系统日志等 |
四、文件档案的借阅与使用
1. 借阅申请：借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。
2. 借阅权限：不同密级文件需按权限分级借阅，涉密文件需经保密委员会审批。
3. 归还要求：借阅人应在规定时间内归还，逾期未还视为未完成归还手续。
4. 借阅记录：档案管理员应详细记录每次借阅情况，包括时间、人员、文件名称等。
五、文件档案的保管与销毁
| 保管方式 | 适用范围 | 管理要求 |
| 实物档案 | 重要纸质文件 | 定期检查，防潮、防火、防盗 |
| 电子档案 | 电子文档、数据备份 | 定期备份，设置访问权限 |
| 销毁流程 | 无保存价值文件 | 经审批后，由专人监督销毁，保留销毁记录 |
六、附则
1. 本制度自发布之日起执行，原有相关制度同时废止。
2. 本制度由综合办公室负责解释和修订。
3. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保文件档案管理工作的规范化、制度化。
通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的文件档案管理体系，为企业的长期发展提供有力支撑。